Droga wyjścia z labiryntu

Wystarczy spytać. Jak skutecznie napisać wniosek o udostępnienie informacji publicznej [cz. 2]

Niedawno pisałyśmy o tym, do czego służy wniosek o udostępnienie informacji publicznej oraz jak złożyć taki wniosek do urzędu. Poprawne złożenie wniosku to jednak dopiero połowa sukcesu – nie mamy pewności, że w odpowiedzi otrzymamy informacje, na których nam zależy. Przykładowo, jeżeli w nieodpowiedni sposób sformułujemy treść wniosku, urząd może źle zrozumieć nasze pytania. Zdarzają się również sytuacje, w których urzędy nie chcą nam udostępnić danej informacji, przekazują więc odpowiedzi zbyt ogólne albo nie odnoszące się do sedna pytania. Chcąc ułatwić skuteczne pozyskiwanie informacji publicznych, przygotowałyśmy kilka praktycznych wskazówek dotyczących sporządzania wniosków o udostępnienie informacji.

 

Wskazówka 1 – Zastanów się, czego chcesz się dowiedzieć

Pierwszym krokiem do przygotowania skutecznego wniosku jest określenie, jakie właściwie informacje chcemy uzyskać. Czy chcemy dowiedzieć się, jakie działania podjęto w danej sprawie? A może, jakie osoby lub instytucje dokonały jakichś czynności, brały udział w danym postępowaniu albo otrzymały określone środki finansowe? Od odpowiedzi na to pytanie zależy główna treść wniosku.

Przykład: Ostatnio opisywałyśmy historię rozbiórki XIX-wiecznych komórek przydomowych. Załóżmy, że w tej sytuacji chcemy dowiedzieć się, kto dokonuje rozbiórki oraz czy i dlaczego miasto zezwoliło na takie działanie. Aby uzyskać taką informację, we wniosku można np. zapytać: 1) kto złożył wniosek o pozwolenie na rozbiórkę obiektu oraz 2) czy i jaką decyzję miasto wydało w tej sprawie.

 

Wskazówka 2 – Zastanów się, jaki urząd posiada informacje w danej sprawie oraz jakie mogą to być informacje

Urząd może udzielić nam tylko takich informacji, które posiada. Jeżeli zapytamy o sprawy, którymi zajmuje się inny urząd, nasz wniosek zostanie do niego przekazany, jednak wydłuży to czas oczekiwania na odpowiedź. Dlatego przed złożeniem wniosku należy sprawdzić, jakimi sprawami zajmuje się dany urząd i jakie ma zadania, a następnie pytać o związane z nimi dane. Informacji o tym, jaki urząd zajmuje się określoną sprawą możemy szukać np. na stronach internetowych urzędów oraz w dostępnych poradnikach internetowych.

Przykład: Wiemy, że sprawami dotyczącymi zabytkowych obiektów w mieście zajmuje się miejski konserwator zabytków. W związku z tym nasz wniosek skierowałyśmy do niego.

 

Wskazówka 3 – Opieraj się na informacjach, które już posiadasz

Chcąc dobrze i precyzyjnie skonstruować wniosek, dobrze jest wykorzystać informacje, które już mamy lub które znajdziemy w różnych źródłach przed złożeniem wniosku. Możemy np. odnosić się do danych dostępnych na stronach urzędu, do zamieszczonych tam dokumentów, czy do przepisów prawa.

Przykład: Z różnych źródeł wiemy, że rozbierane komórki to obiekty zabytkowe. Na stronie urzędu można zaś znaleźć informację, że miejski konserwator zabytków udziela pozwoleń na takie rozbiórki na podstawie wniosku o udzielenie pozwolenia. Dlatego we wniosku o udostępnienie informacji możemy zadawać pytania dotyczące wydanego pozwolenia na rozbiórkę oraz wniosku o jego udzielenie.

 

Wskazówka 4 – Pisząc wniosek, możesz zacząć od ogólnego wstępu, a następnie przejść do pytań

Aby wniosek był zrozumiały, warto na początku określić, czego on dotyczy, a następnie wypisać szczegółowe pytania i prośby. We wstępie możemy też zdefiniować pojęcia używane w dalszej części wniosku. W treści wniosku nie musimy wskazywać przepisu prawa ani aktu prawnego, na podstawie którego składamy wniosek.

Przykład: W omawianej sprawie wniosek można zacząć w następujący sposób – “Zwracam się z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej dotyczącej rozbiórki komórek położonych między ul. 1 Maja 54 a placem Jana Pawła II 7 tyłach budynku dawnej poczty, obecnie kawiarnie Telegraf (w dalszej części “Komórki”), w następującym zakresie: […]”.

 

Wskazówka 5 – Poszczególne pytania powinny być precyzyjne, jednak nie przesadnie szczegółowe

Urząd ma obowiązek udzielić zgodnej z prawdą odpowiedzi na wniosek, jednak może próbować dostarczać nam informacji ogólnych lub nie dotyczących sedna interesującej nas sprawy. Dlatego należy uważać, aby pytania, które kierujemy do urzędu nie były zbyt ogólne (np. “co zrobiono w tej sprawie?”). Jeżeli urząd otrzyma precyzyjnie skonstruowane pytanie, będzie musiał udzielić na nie konkretnej odpowiedzi. Jednocześnie szczegółowość pytań nie powinna umożliwiać urzędowi udzielenia jedynie częściowej odpowiedzi (np. jeżeli we wniosku zbytnio ograniczymy czas i miejsce działań, o które pytamy, możemy nie dostać ważnych dla nas informacji o działaniach podjętych w innym czasie lub miejscu). Jeżeli nie mamy pewności co do szczegółów, możemy też zadać ogólne pytanie i doprecyzować je przykładem.

Przykład: Załóżmy, że mamy dokładne informacje jedynie o komórkach znajdujących się w jednej lokalizacji, a chcemy dowiedzieć się również, czy w ciągu ostatnich lat podobna sytuacja nie zdarzyła się również w innych miejscach w mieście. Możemy wtedy zadać np. następujące pytanie: “Czy w latach 2018-2021 zostały wydane decyzje o udzieleniu pozwolenia na rozbiórkę położonych na terenie Żyrardowa zabytkowych komórek przydomowych, m.in. komórek położonych między ul. 1 Maja 54 a placem Jana Pawła II 7 tyłach budynku dawnej poczty, obecnie kawiarnie Telegraf?”.

 

Wskazówka 6 – Zadaj interesujące Cię pytania w jednym wniosku

Biorąc pod uwagę czas oczekiwania na odpowiedź na wniosek, warto zadać wszystkie interesujące nas pytania w jednym wniosku. Jeżeli pytania są ze sobą powiązane, możemy zadać pierwsze pytanie, a kolejne zadawać, rozpoczynając je od zwrotu “jeżeli tak,…”, czy “jeżeli nie,…”. Jednocześnie trzeba uważać, aby wniosek nie był zbyt “przeładowany” – istnieje wtedy ryzyko, że urząd wydłuży czas odpowiedzi na wniosek.

Przykład: Jeżeli chcemy uzyskać informację, czy w ogóle złożono wnioski o udzielenie pozwolenia na rozbiórkę, a jednocześnie dowiedzieć się, kim byli wnioskodawcy, możemy zapytać: “Czy w latach 2018-2021 do Biura Miejskiego Konserwatora Zabytków wpłynęły wnioski o udzielenie pozwolenia na dokonanie rozbiórki położonych na terenie Żyrardowa zabytkowych komórek przydomowych, m.in. komórek położonych między ul. 1 Maja 54 a placem Jana Pawła II 7 tyłach budynku dawnej poczty, obecnie kawiarnie Telegraf? Jeżeli tak, proszę o informację, kto złożył poszczególne wnioski.”.

 

Wskazówka 7 – Poproś o udostępnienie dokumentów, których dotyczą Twoje pytania

Jeżeli we wniosku pytamy o informacje dotyczące określonych dokumentów – czy zostały wydane, na czyj wniosek, o elementy ich treści itd. – warto również poprosić o udostępnienie samych dokumentów. Dzięki temu możemy samodzielnie zweryfikować otrzymane dane. Możliwe, że w treści dokumentów znajdziemy również informacje, o które nie prosiliśmy, a które będą dla nas przydatne.

Przykład: Pytając o szczegóły dotyczące decyzji o udzieleniu pozwolenia na rozbiórkę komórek oraz wniosku o udzielenie zezwolenia, można poprosić również o udostępnienie obu dokumentów.

Postępując zgodnie ze wskazówkami, powinniśmy przygotować dobry wniosek, który umożliwi nam pozyskanie informacji, których potrzebujemy. Jeżeli potrzebujecie wsparcia przy tworzeniu wniosków lub macie pytania dotyczące dostępu do informacji publicznej możecie pisać do nas na adres stowarzyszenie@naszeimaginarium.pl

Adela Gąsiorowska

Przeczytaj też: Adela Gąsiorowska, O jakie informacje mamy prawo wystąpić do urzędów [cz. 1]

 

W ramach cyklu #WystarczySpytać publikujemy teksty poradnicze dotyczące tego jak jako mieszkanki i mieszkańcy Żyrardowa możemy angażować się w życie miasta i lokalnej społeczności. Zapraszamy do zgłaszania pytań i zagadnień wartych omówienia. Wyznajemy zasadę poufności i dotrzymujemy tajemnicy korespondencji.